Fases de la Gestión de Archivos

La correcta organización de documentos es uno de los procesos más importantes y complejo a controlar dentro de la Gestión de Archivos.

En SeproSer Cultura, contamos con ello y para esto trabajamos las diversas fases de la Gestión de Archivos. Donde consideramos imprescindible mantener el control de la fase en la que se encuentre cada documento según su vida útil.

Te contamos cuáles son las diferentes etapas de este procedimiento:

Fase activa. Archivo de oficina

Los documentos en sus primeros años de existencia cumplen la función principal para la que fueron creados y por tanto han de estar fácilmente accesibles para su consulta, pueden contener otro tipo de valores, como el legal, jurídico o técnico, pero como mínimo mantienen durante este período su vigencia administrativa, aproximadamente entre 3 y 5 años.

Fase semiactiva. Archivo central

Los documentos ya no son consultados habitualmente, pero pueden ser requeridos por diversos motivos. Estos documentos deberán estar accesibles, aunque no requieren la inmediatez de consulta del archivo de oficina.

El expurgo de la documentación se puede realizar cuando los documentos finalicen su fase activa o semiactiva, en función de sus valores secundarios.

Fase inactiva. Expurgo. Archivo intermedio. Archivo histórico

Cuando los documentos pierden su vigencia administrativa y jurídica entran en su etapa inactiva, en esta fase se conservarán aquellos documentos con valores secundarios de interés para la empresa o la institución y se destruirán aquellos otros que no los tengan, dando así por finalizado el ciclo vital de la documentación.

 

En SeproSer Cultura, como profesionales en este campo, trabajamos para ayudarte con la Gestión de Archivos de tu empresa.  No dudes en consultarnos si necesitas más información.

 

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